一次搞懂每日站立會議(stand up meeting)！全面提升敏捷團隊績效【敏捷管理手札】 -百家乐尊龙凯时

提到敏捷管理中的會議，讓人印象最深刻的莫過於「站著」開會的「每日站立會議」。甚至有些公司引進敏捷管理，第一個被老闆看上的就是「每日站立會議」，從此中高階主管，每天上午都得進老闆辦公室「站著」彙報工作成果。

嚴格來說，監督員工不是「每日站立會議」的初衷。在敏捷管理中，每日站立會議不是績效監督會議，但最終卻能帶來團隊績效的提升，這是怎麼辦到的呢？

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「每日站立會議」正確做法

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要回答以上的問題，首先你必須先瞭解「每日站立會議」的正確做法。

「每日站立會議」操作步驟

「每日站立會議」建議的作法是同一時間、同一地點，在每次不超過15分鐘的前提下，所有團隊成員輪流回答三個問題：

1. 我昨天做了什麼？
2. 我今天要做什麼？
3. 我遇到什麼障礙？

這樣的會議格式，看起來十分簡單，但應用上也存在不少疑問。

「每日站立會議」常見問題

在此，我們先來探討幾個關於每日站立會議的常見問題：

常見問題	說明
為什麼要站著開會，不能坐著嗎？	要求站著開會，主要是強制要求大家放下手邊的工作，專心分享，專心聆聽他人的工作進度與障礙，速戰速決。如果公司有安排特定的區域，能讓大家離開辦公場所，專心開會及分享，就不一定要強制要求站著開會。
為什麼要限制在15分鐘內完成?	限制會議時間的目的在請大家摘要說明工作進展，不需要詳盡的報告。彼此都在同一個團隊內，工作彼此相關連，目標也是相同的。每天報告工作進展，重點式的分享應該也就夠了。偶而超過15分鐘在所難免，但多數時候建議要緊守時間要求。因為回報完工作進度後，團隊成員通常都會立即想回座位繼續工作，冗長的會議不會有人專心聽，也達不到預期效果。
上級主管可否出席旁聽?	可以，但不建議發言，否則常會變成「訓話」時間。 除非是公司內恰好有重要事項要宣布，或有些議題需要澄清。尤其是對團隊成員的發言不能加以責備或挑戰，因為每日站立會議的目的是希望團隊成員，能誠實反映出真實的工作進度或障礙，讓問題能得到適當的處理，責備可能會導致「知情不報」的不良行為出現。 此外，如果敏捷團隊的個人績效還是由上級主管來考核，旁聽每日站立會議以觀察團隊及每個人的工作狀況，更有其必要性。
既然是廣播式的溝通，他人發言時，其他成員間可否提問?	每日站立會議是每個人報告工作進展的時間，原則上時間有限，建議以單向溝通，說明工作狀況為主，對他人發言的內容有疑問可以會後再處理。 但實務上，如果他人報告的內容對你很關鍵，或他人報告的內容不夠清楚，當場澄清一下倒是無妨，只要不要耽誤整體的結束時間就好。適當的提問，能避免報告人含混其詞或虛報進度，也能顯示你正在積極傾聽，有一定的正面效果。
每日站立會議上並不主動解決問題，那問題該怎麼解決？	每日站立會議上並不當場解決問題，而是等到會後另行處理，只有與該問題相關的人員才需參加後續會議。換言之，與該問題無關的團隊成員，在每日站立會議結束後，就能回座位繼續進行工作，不耽誤非直接相關人員的時間。

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「每日站立會議」如何提升團隊的績效

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瞭解每日站立會議如何進行之後，那麼每日站立會議是如何提升團隊的績效呢？

簡單來說，每日站立會議透過提高「透明性」，來瞭解彼此的工作進展，進而提升團隊的績效。提高透明性的效益，主要表現在以下兩個方面：

第一，提升團隊間的協作品質

你是否有這樣的經驗，上一手的工作耽誤了，延遲交付給你，導致你的工作「被延誤」？這時你可能會想「早說嘛！我就可以早點因應」。

沒錯，每日站立會議有個很大的好處，就是可以提前讓你知道，你上一手的工作即將發生延誤，讓你有機會可以提早因應，降低可能的衝擊。因應上一手工作即將延誤的方式，依團隊間的分工可以分成以下兩種作法：

作法一：相互幫忙趕上進度

如果團隊成員間的工作技能重疊性高，大家彼此能相互幫忙，一起趕上進度是可行的。在敏捷裡有一個名詞叫做蜂擁（swarm），意思就是當團隊中有人的工作發生（或即將）延誤時，團隊中的其他人，一起放下手邊的工作，全部集中到落後的工作中，幫助該隊友一起全力趕上進度，確保團隊可以準時達成整體目標。

作法二：調整工作流程

如果團隊中每個成員間的工作差異性高，彼此無法幫忙或取代，那麼尋找外援來趕上進度是一個積極有效的方式。但如果團隊外部一時缺乏支援的人力，那麼團隊成員就可以預先調整內部的工作流程，降低可能的衝擊，盡可能如期達成團隊目標。

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第二，透過「從眾心理」督促每個人持續向前進

每天要「公開」回報工作進度，如果其他團隊成員進度比你快，主動承接的工作比你多，你會不會有一些壓力？如果績效是以對團隊的貢獻度來衡量，工作量趕不上別人，老是扯團隊進度的後腿，你會不會擔心對你績效多少會有一些負面影響？

敏捷團隊內沒有主管，全靠團隊自主管理。很多人會好奇，沒有主管要如何督促每個人認真工作？答案主要來自兩個原因：

第一個原因：工作由團隊成員自己認領

做完一件工作後，再接著領新工作。自己選感興趣的工作來做，也連帶的會有必須加以完成的責任感，這是提高敏捷團隊自主管理意願的第一個原因。

第二個原因：公開發言的群眾壓力

來自每日站立會議「公開發言」所帶來的「群眾壓力」，長期對團隊的貢獻度低，即使團隊成員不公開指責，你自己可能也會感到不好意思，會更努力地趕上進度。

整體來看，每日站立會議形式簡單，不需要額外的軟硬體投資，只需每天十五分鐘就可提高團隊協作的效率，進而提升團隊的績效，以及團隊成員的責任感，是一種非常強大的管理工具。但工具要能達到預期效果，需要正確的使用，才能完全發揮成效。在執行上要有相當的紀律性，並願意持之以恆，每日站立會議才能達成提升團隊績效的目標。