如何補回落後的進度才是關鍵
日本二○一九年四月「工作方式改革相關法案」上路，對大企業的加班時間制定了「有罰則的上限規定」。中小企業則自二○二○年四月起適用相關規定。
為預防上班族過勞死等職災，加班時間原則為每月四十五小時，且一年三百六十小時以內，即使是旺季也有每月未滿一百小時、一年七百二十小時以內（一年最多六個月）等上限，超出規定時間適用刑事罰則。
法案施行前就開始有公司獎勵準時下班，因為過度加班其實也會影響第二天的工作表現。
下屬c到了下班時間，仍未能完成被交辦的工作。領導人a很體貼地說，╳「今天就到此為止吧，明天再做就好。」
因為公司鼓勵準時下班，也不能勉強下屬留下來加班。
可是許多領導人雖然叫下屬「早點回家」，卻深感很難在「做出成果」和「準時下班」之間取得平衡。
到底該怎麼說，才能讓之後的工作順利進行，補回今天落後的進度呢？
由「向後看的思考」轉為「向前看的思考」
在此先為大家介紹芝加哥大學心理學家古敏中（minjung koo）與費雪巴赫（ayelet fishbach）的研究。
他們把即將參加重要考試的大學生分成兩組，告訴第一組「必須記得的內容還有百分之五十二」，然後告訴第二組「已經記住百分之四十八了」。
結果第一組的鬥志明顯高出第二組許多。
兩位學者認為對於目標有兩種觀點，也就是「向後看的思考」和「向前看的思考」。
所謂「向後看的思考」，就是關注「已經做到哪裡了」的思考方式。以實驗的例子來說，就是第二組的思考觀點「已經記住百分之四十八了」。
另一方面，所謂「向前看的思考」，就是關注「還剩下多少必須完成」的思考方式。以實驗的例子來說，就是第一組的思考觀點「還剩下百分之五十二」。
如同實驗的結果，比起「向後看的思考」，用「向前看的思考」方式讓自己關注未來，必然能有更好的表現。反之，「向後看的思考」會讓人鬆懈。
在前面的案例中，領導人a的「今天就到此為止吧，明天再做就好。」雖然意思是叫下屬早點回家，但下屬c卻因此陷入「向後看的思考」，他的大腦會覺得「原來今天的工作做到這裡就可以了啊。」
第二天他雖然會接著前一天的工作繼續做，但問題是什麼都沒變。他也不會想方設法加快工作步調，工作表現當然不會好。因為a說的話是「向後看的思考」，讓下屬c覺得「這樣就可以了」。
因此，為了提升第二天以後的工作表現，必須讓下屬有「向前看的思考」觀點。只要在快下班前告訴下屬，○「今天就做到這裡吧，你用剩下的五分鐘，想想明天以後該怎麼做。」即可，用這五分鐘的時間回顧反省。
用「現階段的狀態下還剩下這麼多沒做完，明天開始如何追回？」和「向前看的思考」給下屬線索，一起思考對策。
此外，針對過去的作業如果發現更好的做法，就告訴他「明天開始就這樣做吧」。
第二天下屬就針對前一天提過的改善點，著手進行剩下的部分，工作表現當然應該會變好。
一天的最後做回顧反省
每天結束工作前讓下屬自行回顧反省，思考第二天開始「接下來該如何改善」，是十分有效的做法。不論工作進度是否落後，站在順利推動第二天之後的工作的觀點，「向前看的思考」也十分有效。
這種做法還可以將第二天早上開工時提不起勁，要花一段時間才能重振精神的損失，控制在最低程度。因為這種做法，可以讓下屬用前一天結束時的流程狀態著手工作。
在加班限制越來越多的現代，讓下屬將「向前看的思考」放在心上，內省今天一天獲得的經驗，明天以後活用從中學到的東西，也有助於下屬成長。
但有一點必須注意，也就是不要讓下屬特地花時間來報告。回顧反省的時間要控制在五分鐘以內，否則無法長久持續。
焦點要放在兩點上。一是對今天工作的內省與發現，「今天時間分配不順利的要因是？」、「有沒有今天做了之後，才發現花的時間超出預期的事？」二是明天開始如何活用今天的發現，「明天開始想導入什麼？」、「明天開始要注意些什麼？」
像這樣讓下屬自己自問自答，有時間觀念，經常努力下工夫，領導人偶爾也可以問下屬上述問題。 這麼一來，第二天下屬應該可以順利開始著手工作，速度應該也會加快許多。結果不加班也可以消化比今天更多的工作量。
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作者：吉田幸弘
譯者：李貞慧
出版社：商周出版
