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你也同感於工作都被視訊會議給耽誤?
或常因為開會冗長而煩惱嗎？
疫情期間，很多會議轉變成「線上」。這種新型態的會議，逐漸成為我們日常工作的一環。
線上、線下會議最主要的區別，就在於「環境」與「互動」方式的轉變，例如：用電腦的線上會議zoom電腦版，或是用線上開會app來開會，都大幅度影響我們快速連結各地夥伴。但是，當大家開會的型態都線上化時，「線上會議主持」的能力，將成為職場工作者必備的技能之一。
本文將分享執行一場成功的線上會議，該具備與注意的12件事。
線上會議前
【第一，會議前準備： 釐清線上會議的目的】
方法一：amazon線上會議流程內的六頁思考點
國際的跨國公司，各分公司設立在全球的不同地方，線上會議就成為一種常見的會議型態。全球最大的網際網路線上零售商之一amazon，為了要跟全球各據點的同事交流，線上會議就是一種常見的開會型態。
amazon在線上會議管理上，有一個著名的會議管理技巧，「6-pager」，在遠距會議開始後，每位參與會議的成員，都要花15-30分鐘的時間來閱讀「6-pager」。這六頁問題分別是：
- 會議背景：what we do?
- 解決問題：why we do it? or whats the problem
- 如何執行：how we do it?
- 成果檢驗：validation
- 討論分析：discussion/analysis
- 總結論點：summary
閱讀完後，每個人對於開會的基本內容有一定程度的了解，這對會議討論的建議方向，以及會議的結果產出會更有效率。因為不必說明每項討論的細節，大大提升開會效率。
方法二：3個問題掌握會議核心重點
不論是線上線下會議，要舉辦一場好會議，都有幾個核心的思考點。首先，每位參與者都要知道「會議目的」跟「會議相關的訊息」。這邊分享在會議舉辦前，需要思考三個問題：
- 會議緣由：參加會議的背景是什麼？
- 會議目標：這場會議要解決什麼問題？
- 會議成果：會議要討論哪些事情？
另外，還必須提供「線上會議開會通知」確保每個人都有收到
【第二，會議前準備：任務分配】
身為主辦者不只是要舉辦會議，還要能分配任務，一般而言，視訊會議需要的角色任務包含：
- 主持人：負責整場會議主持與引導。
- 協調人：若有人遲到或系統連線等問題，請協調人處理讓會議繼續進行才不會延宕。
- 記錄人：每場會議的會議紀錄人，重點記錄讓彼此確認討論結論與進度。雖然線上會議可以直接錄下所有的開會細節，但是冗長的會議其實不會有人會去看回放，但是重點記錄可以讓成員快速進入討論主題之後的執行。
【 第三，會議前準備：確認使用的系統與工具 】
主持人先跟與會人員確認使用的會議系統，以及協作工具的各項功能，確保大家用相同的系統傳送資料與討論，才不需要因切換浪費時間，或跟不上進度。例如：提問統一在留言區，白板的使用功能熟悉等。
貼心提醒，主持人在會議中間也可以一段時間停下來，確認大家是否在相同進度上喔！
線上會議中-注意事項
【第一，視訊會議中：避免可能的干擾發生】
在視訊會議中，最常見的就是聲音和視覺干擾。
- 避免雜音干擾：線上會議與線下會議的區別，在於面對面的線下會議，兩人交流的言論，可以在彼此之間聽到，但是轉換到線上會議時，只要妳的麥克風沒關，他人說話就會讓所有人聽到。所以在會議開始前，不論是幾十人或是幾百人參與，麥克風沒關，容易聽不到會議主持人的聲音，因為會被其他參與會議的聲音干擾。(身為主持人，會議開始前，要先提醒大家把麥克風關掉。)
- 確認視覺呈現：光線和穿著是視覺很重要的一環，不要背光或在灰暗的燈光下，讓人看了昏昏欲睡，另外，服裝非常能展現專業，讓對方信任和想聽你說話，因為任誰都喜歡看到乾淨舒服的畫面。
【 第二，視訊會議中：主持人3點注意事項 】
線上會議比實體更難控制會議流程，主持人的節奏掌控很重要，詳細的線上會議主持人技巧，請見下個小節。以下三點主持人切記留意：
- 開場：告知今天會議主題與流程、介紹今天與會人員與職責
- 進行：清楚指示現在討論主題和發言人
- 轉場：每個段落都要小結、進入下個主題前，要詢問聽眾是否還要繼續討論
線上會議中-主持技巧
【第一，線上會議主持前的準備】
當你要擔任線上會議主持的角色，除了前面提到會議重要資料，還有整個會議進行的相關事情，包含會議時間、會議軟體、人員、流程等。
以下，你可以運用這份會議檢視清單，用來確認會議的準備狀況。
- 會議時間：日期、時間點、什麼時候開始進場，準時開始時間
- 會議軟體：確認軟體的安裝、能網路連線
- 與會人員：參與人名單，用在介紹與會者
- 主題流程：寒暄問候、與會者介紹、會議目的、會議流程時間
這些都是線上會議住持人需要掌握的基本訊息，可以列為你在舉辦線上會議規範，以利於提升準備線上會議效率。
【第二，線上會議主持人的開場4步驟 】
如果是第一次舉辦線上會議主持，你可以掌握提升線上會議效率幾個要素，包含：硬體器材順暢、會議前的提醒。一場線上會議效率，主持人的一些關鍵動作，都能夠起到會議順暢，讓參與會議者掌握會議的進度。
以下提供四步驟，讓主持人有一個標準流程，逐步導引會議的進行。
第一步：寒暄，將注意力聚焦
通過問候話語，把大家的注意力集中。例如：各位夥伴大家好，歡迎大家今天聚在這裡一起開會。藉由一些簡單的開場詞，提醒大家會議開始。也讓每個人的目光，聚焦在你身上。
第二步：參與會議的人員介紹
一開始介紹自己身分，再來介紹參與會議的重要人物，這邊需要注意，即使面對螢幕的線上會議，也要把參加會議的所有人介紹一輪，這不只是視訊會議禮節，讓大家知道有哪些人來參加，更是告訴大家，參與會議的人都是重要的。同時也確認線上會議的功能有沒有正常。
第三步：會議目的與討論主題
說明這次會議舉辦的目的，是為了解決什麼問題，以及有哪些議題要討論。 會議不只有自己的團隊，有時還有跨部門、主管參與，所以會議主持人要讓大家知道「參與這場會議的意義」，會議主持人可以運用「換位思考」，來想像假如你是參與會議的人，最在乎的是什麼，什麼內容跟自己最有關係，這些又會什麼影響。
第四步：會議流程的時間結構
說明會議進行的主軸，還有每個主題環節的時間，額外提醒如果線上會議時間長，也是需要安排5-10分鐘的休息時間。
【第三，2個小技巧，提升會議共識的成效】
主持人在會議指導的動作，能夠提升會議進行的效率，以及幫助大家理解會議的討論進度。為確保會議傳遞的訊息，大家有沒有共識。可以通過以下兩個線上會議主持的技巧：
- 技巧1：小節提問，通過問題來引導大家分享，先前講過的主題與討論的結果。
- 技巧2：重述結論，整理剛才會議討論的重點，讓大家回想起會議內容。
以上內容將幫助你提升會議主持效率，掌握需要具備的技巧有哪些。不只能作為遠距溝通的一種能力，更是提升會議結束後，團隊工作的執行效率。
線上會議加分細節
如果您還想讓視訊會議的品質加分，以下針對有四項可以優化調整的細節：
【第一，不要看螢幕 】
在實體會議中，你對著人說話時，通常會看著對方的眼睛，但是在視訊會議中大家習慣盯著螢幕，在對方看來你是斜眼看旁邊。因此，輪到你發言時，請專注於黑色圓鏡頭的深層，對方才會感覺你的眼睛有神，儘管一開始會不習慣，但是久了就會自在許多。
【第二，保持公眾表達的音量 】
不要因為是坐著面對鏡頭，就可以輕聲細語，要像公眾表達時，對著麥克風說話的音量，會聽起來更有精神。另外，也要善用抑揚頓挫和快慢停頓點，讓大家更專注在你說話的魅力上，而不會想要做自己的事或滑手機。
【第三，鏡頭螢幕視角 】
注意對方看你的視角，可能看到你的鼻孔、雙下巴，或是高角度與距離鏡頭太近的壓迫感等。另外，也要特別確認畫面是否會切到你的頭部，或手比動作時，是否出鏡，這些都會降低別人繼續跟你視訊的意願，甚至想要提前結束會議。
【第四，提供適當簡報視覺畫面 】
雖然大家手上都有資料，但因為彼此不是處於同一空間，可能在開會的時，沒有翻到對應的頁面而你卻不知道。因此，建議將設計好的簡報頁面，搭配報告同時展現，讓大家能專注當下會議內容、加速進行效率。
延伸閱讀：給後疫情時代忙於線上會議的你！6項加速遠距工作效率的能力
疫情影響下，加速遠端工作的普及，導致「線上會議能力」，成為未來職場者的必備技能。了解線上會議好處與技巧，將會提升你與他人更有效率的合作。
雖然線上會議眉角多，但是其實都不難做到，大家可以試著將這12件事作為檢核清單，於每次線上會議開始前，一一檢視是否準備好了。
最後，祝大家都能成功打造高效的線上會議！
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