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文 | lumina learning
後疫情時代催化增加了組織採行遠距工作或是混合工作模式的比例，員工獨自在家工作時，很可能因為感受不到在標準、具體的辦公時間、空間環境所能提供的通常性結構，而導致工作方式混亂無序，在非結構化的工作環境中，如何提高工作效率？如何讓團隊成員凝聚信任、建立默契、尊重及同理心，保持個人的活力與高效行動力，進而促進在不同端點工作團隊溝通、協作的有效性？
除了建置提供讓組織團隊成員可以在不同端點有效溝通的硬體、軟體之外，在管理制度上需要更多元、彈性的設計 ; 另外，對於主管及所有團隊成員來說，還有一個相對隱形卻至關重要的是「辨識、理解及尊重彼此的需求差異。」
回想一下你在工作的情境，你知道你自己、你的老闆、跟你共事的同事、部屬偏好的溝通及做事的偏好、習慣嗎？你/他喜歡別人如何跟你/他溝通？什麼是跟你/他溝通的禁忌、紅色按鈕？怎樣的工作方式可以幫你/他充電、更有活力及有效率？如何做到「辨識、理解及尊重彼此的需求差異」以提升彼此共事的信任與默契？讓我們透過人格特質的差異性，來看看可以有什麼做法？
提升團隊秘訣：辨識、理解、尊重個人偏好差異
如何做到「辨識、理解及尊重彼此的需求差異」以提升彼此共事的信任與默契？讓我們透過人格特質的差異性，來看看可以有什麼做法？每個人都擁有 lumina spark 八個維度特質(四對矛盾特質）各自獨立的展現，每個人在每個維度特質展現的多少不同，也會因情境改變，探索、了解自己及他人在不同維度的展現，可以促進對彼此的了解哦！
紀律驅動 v.s 靈感驅動
「紀律驅動」特質的需求
在工作時展現高度「紀律驅動」特質的人，自然而然地能夠以有組織的方式構建他們的工作量並確定其優先順序，以確保始終按時完成任務。所以，在遠端工作時，您應該鼓勵及支持這樣特質的成員創造及擁有與在辦公室相同的結構，提升其工作效率。
例如：善用數位化工具做會議及工作事項的排程管理（例如利用 microsoft outlook 或是google calendar的行事曆管理），確保擁有午休或是可以離開辦公桌休息的時間，保持整潔、不受干擾的工作空間，將可保持較高的生產力水平。
與「紀律驅動」夥伴合作tips
- 提前提供會議通知、清楚的會議目的、agenda。
- 會議盡量準時開始與結束。
- 討論對焦目標，產出具體的時程、行動計劃及管理追蹤待辦事項。
「靈感驅動」特質的需求
我們的研究發現43.2% 的人因為在家工作的時間比以往在公司工作的時間更長，有可能花太多時間盯著電腦屏幕，隨時on call的各式通訊軟體、會議及湧入的大量資訊此起彼落，混合式工作有時候似乎更容易讓人精疲力盡！
高度「靈感驅動」特質的人，需要擁有彈性的時間與空間才能激發創意、行動力，所以，向有高度「靈感驅動」特質的同事學習，可以避免自己落入被紀律過度制約的情況，可以偶爾自發即興地在任務之間休息一下，給自己一個喘息的空間，空間佈置可以有點好玩的小東西，可以做點別的事舒緩、提振精神，透過更有意識地分配工作時間，有鬆有緊的步調可以讓一天的工作不會感到倦怠或重複，這樣才能幫助他們集中注意力而不會疲乏、不知所措，進而提升他們的生產力！
與「靈感驅動」夥伴合作tips
- 隨著環境變動，持續核對彼此對於目的、目標的認知，保持因應彈性。
- 給予一些時間、計畫自主的彈性，對焦會影響彼此時程計畫的關鍵節點及預計產出的結果，避免過程中干預、涉入太多細節的管理。
- 給予參與、討論及表達個人的意見、想法的空間。
外向 v.s 內向
每個人都有外向、內向特質，透過lumina spark可以看見每個個體的差異性，有的人外向性高、內向性低 ; 有的人內向性高、外向性低 ; 有的人內性性、外向性都很高 ; 有些人內向性、外向性都很低 ; 而且，每個人在不同情境、對象會有不同程度的展現。
例如，有些人私底下內向性很高（lumina spark可透視每個人的「潛在」情境的特質展現模式），大於外向性，可是在工作時需要展現更多的外向特質來因應工作角色任務的需求，所以在日常就展現出比潛在情境更多的外向性特質（lumina spark可透視每個人的「日常」情境的特質展現模式），可是如果碰到壓力（lumina spark可透視每個人的「壓力下」情境的特質展現模式），每個人又會有不同於前在、日常的內向、外向性的展現。
當我們更認識自己，知道自己同時擁有和諧共存的內向、外向及其他的矛盾特質，就更能夠順應混合工作模式及環境的變動，有意識地調適自己的內在能量，發揮多元、矛盾特質的優勢，在變動中保持平衡，在不同場景切換模式，讓自己工作起來更高效、更自在從容！
以往，夥伴們在實體工作場域有對彼此認識、認知的形象標籤，因為covid疫情期間遠距協作時才發現，原本以為自己認識的夥伴有許多自己以前不知道、不同面向的行為及特質展現，所以，當我們更認識夥伴，了解我們每個人都有多元、矛盾的特質及在不同情境、不同趨向的展現，就更能夠同理、尊重團隊成員多元差異的需求，有助於促進團隊夥伴們建立更好的默契與信任。
「外向」特質的需求
我們的研究發現長期遠端或是混合式工作相較於實體工作更容易讓人產生負面情緒，例如孤獨、排斥、孤立和與世隔絕的感覺，畢竟，在家工作少了那些與同事即興社交互動、共進午餐等實體、有溫度的接觸。
展現很多「外向」特質的人在與他人互動時會感到精力充沛，即使相隔遙遠的空間距離，也喜歡透過各種方式保持跟人的連結及保持活力。
與「外向」夥伴合作 tips
- 營造社交氛圍，例如舉辦一些實體聚會活動，可以讓有社交需求的夥伴們充電、同時為團隊帶來更多活力。
- 鼓勵他們使用 microsoft teams 或 zoom等進行更多的社交互動，並可選擇使用視頻聊天，這可以讓團隊成員重現面對面互動、像是在辦公室一起工作的感覺。跟他們打招呼做些互動，讓他們感覺到他們有「被看見」、「被聽見」。
- 會議流程、進行方式可以製造更多互動、交流、討論機會，增加參與感。例如開小組聊天室、鼓勵留言、票選、註記、共筆、邀請發言等。
「內向」特質的需求
在covid大流行期間，世界各地的組織都發現到work from home時在團隊中擁有更多內向特質的人的影響力。當沒有了以往辦公室繁忙的干擾，那些內向性特質很高的人更能夠透過獨處來補充自己的能量，提升他們的專注力，發揮其獨立作業的能力，使他們能夠不受干擾、按部就班地逐項完成工作項目、完整交付任務。
有些員工家裡不見得擁有獨立的工作空間、時間可以專心工作，或是，團隊成員即使享受獨立作業，有時候也需要兼具獨立空間及實體社交、群聚工作的溫度感，所以有些企業還會特別租借特定的商用辦公室會議空間讓wfh的員工登記使用。
與「內向」夥伴合作 tips
- 提前提供會議議程，知道要討論什麼，可以讓他們在分享自己的想法之前有更多的時間來思考及準備。
- 線上會議若希望團隊成員開視訊，可以鼓勵但不需要勉強，畢竟，如果不開視訊更有助於他們自在表達，可能對於溝通會更有幫助。
- 透過文字留言回應、票選、註記、共筆等，都能促進他們溝通、互動。記得步調別太匆促，要留一點時間等他們回應。
遠見求新 v.s 具體務實
當團隊聚在一起實體工作時，不論是想要找人即時討論、交流創意的點子，或是需要因應突然的變化召開臨時會議、邀請大家集思廣益，討論出可行的行動計畫，快速分工協作，都能夠激動而有效率 ; 可是當團隊成員散佈在不同的端點，工作時間也很彈性、不一定完全stand by在線上時，如何讓團隊成員持續保持創新及因應變化的機動性與韌性，在變動中保持穩定的工作品質、任務交付及成果的產出？
「遠見求新」特質的需求
那些在「遠見求新」維度的特質展現很高的人會不斷尋找新的方式來發揮想像力，能夠從複雜與抽象的情境中找出脈絡、看見趨勢和機會，輕鬆地產出更多的新想法、新點子。
如果你或你團隊成員的工作性質需要發揮展現更多「遠見求新」的特質與行為（抽象思維、富於想像、激進求變），因為少了外出接觸外部環境的刺激，一個人在家工作可能會開始感覺有點重複、無聊，所以您可以鼓勵您的團隊成員，提出或是主動創造出適合激發他們思考的工作方式及工作的空間，以提高他們在虛擬工作空間中的工作效率。
與「遠見求新」夥伴合作 tips
- 遠端獨立工作時：為自己佈置能夠讓自己發揮創意、好玩的空間，別把行程排得太滿，保留一點可以吸收新資訊、思考、發想創意的時間，找一些可以激發自己創意與活力的方式，幫自己充電。
- 除了透過文字、語言溝通表達，多採用視覺化、圖像的方式可以引發團隊對話、激發想像力，有助於更具象地描繪及凝聚彼此的共識，透過腦力激盪，可以提升團隊的活力與創造力！
- 問問自己或問問團隊：我（們）想要或是可以有什麼不同的可能？
「具體務實」特質的需求
在「具體務實」維度特質展現很高的人能夠將目標轉化為可行的行動計畫、落實執行、確保產出的質量，面對變化冷靜沈著、謹慎應對。
如果你或你團隊成員的工作性質需要發揮展現更多「具體務實」的特質與行為（講究實際、專注事實、謹慎求穩），您可以鼓勵您的團隊成員將好的想法、點子往下展開，用各種方式收集可行的資訊、經驗，進行整理、分析、討論，成為具體的、可操作的計劃。
與「具體務實」夥伴合作 tips
- 有了好主意，可以找夥伴討論，或是可以使用 microsoft teams提出想法，邀請大家回饋、討論，收集大家意見可以避免將時間浪費在不切實際的想法上。
- 除了利用microsoft或其他方便共享整合協作的雲端軟體、行事曆、專案管理等，將相關的檔案、資訊分門別類，利於瀏覽分享及協作編輯及同步彼此的狀況，也要定期召開會議對焦確保彼此的狀況是否同步，做好時程管控。
- 問問自己或團隊：我(們)需要做什麼讓想要的可能發生？如何做到？
人際導向v.s 結果導向
企業組織注重創造成果，所以大多著重在數字績效管理、極度偏重「任務導向」的溝通而常常忽略「人際導向」的溝通（關於每個人有哪些不同的人格特質展現 ; 溝通的偏好與需求 ; 對於事情觀點、原則、立場 ; 行為背後的需求、動機、期待等更多內在而非外顯訊息），混合工作模式使觀察工作場所行為和預測員工績效變得更加困難！當人們有越來越多時間需要透過「線上」的方式，而不是在一個實體工作場域「面對面溝通」時，人與人之間的對話幾乎都是在有限的時間內、聚焦在「結果導向」的議題討論及對話，讓原本就有待提升的溝通品質及建立的人際信任更具挑戰性，所以，混合式辦公模式更加需要融合、兼顧「結果導向」與「人際導向」的展現！
「人際導向」特質的需求
展現高度「人際導向」特質的人，願意付出更多時間、心力傾聽、溝通、陪伴與支持他人，對於立場與原則願意開放更多討論的彈性與空間，值得信賴也願意信任他人，尊重他人並肯定他人的成就與貢獻，他們更在乎的是互相的理解與尊重、互相支持，在乎「我們」更甚於我自己，在乎他人的需求及人際和諧、共好共贏。
混合式辦公模式，想要支持您的團隊成員展現高度的人際導向特質（通融隨和、合作共贏、感同身受），可以力行以下行為或是鼓勵團隊成員多展現以下行為。
與「人際導向」夥伴合作 tips
- 對於不同人的觀點、行為的差異性，探詢了解更多背後的需求與期待，展現更多的同理心和包容性，有助於減少團隊中的壓力、緊張和衝突，幫助每個人相處融洽，共同朝著目標前進。
- 減少了實體會面的機會，更要善用線上通訊軟體保持聯繫。除了工作任務相關的目標、成果追蹤，在平常可以多一些人際連結，關心他的感受，是否面臨什麼挑戰，需要什麼支持，一對一的深度交流，傾聽及適時地探詢關心，給予他們反饋與肯定，會激勵他們並提高他們的工作動能與效率。
- 透過線上、實體各種不同的溝通方式、活動形式保持「人味兒」，營造更多「we」的互動感及歸屬感，會讓他們跟團隊一起打拼更有勁！
「結果導向」特質的需求
展現高度「結果導向」特質的人，喜歡具體、清晰、有挑戰的目標，理性、客觀、有堅定的立場、不害怕衝突 ; 好勝心強，「贏」對他們來說很重要，他們願意主動承擔更多責任，在乎有效率的行動、看得到的具體成果。
在混合工作模式下，想要支持您的團隊成員展現高度的結果導向特質（強硬堅定、競爭意識、邏輯理性），可以力行以下行為或是鼓勵團隊成員多展現以下行為。
與「結果導向」夥伴合作 tips
- 對焦清晰的團隊與個人目標、定期追蹤，對於成果產出提估具體清晰的回饋，根據貢獻提供有形與無形的激勵。
- 透過內部系統或是應用程式即時傳遞關於工作成果的進度與資訊，這些即時同步的戰情資訊可以激發他們的活力與行動力！
- 不論是面對面、或是透過線上即時通訊軟體，對於現況及面臨的問題，開誠佈公，以開放、直接溝通的方式即時回應、溝通、解決，達成共識。
綜而言之，提供團隊成員更多元、彈性的溝通方式，讓他們得以因應在不同情境在「人際導向」與「任務導向」的需求，當我們能夠欣賞組織內多元特質的人員，採用讓他們的行為得到發展和支持的一些方法，將能有效地提高生產力！
精彩活動分享
- 提供哪些在組織、團隊、個人的多元應用服務
延伸探索：lumina測評工具介紹
lumina learning來自英國，結合組織心理學及最先進的數位科技，研發全球最創新、與時俱進、數位化、人性化的特質測評工具暨招募、發展整體解決方案，打破其他枯燥過時的「定性」、「分類」的評測工具框架，強調「no “type”, but “traits”」，「不將人分類」，重視「個體性差異的特質展現」與「適性發展」，以「growth ｍindset」精神，支持每個人有意識地善用個人優勢並發展關鍵特質以達成目標！
